Tại Sao Startup Cần Có Checklist Khi Thuê Văn Phòng?

Đối với một startup, quyết định thuê văn phòng không chỉ là chọn một căn phòng — đó là cam kết tài chính có thể chiếm 15–30% chi phí vận hành hàng tháng. Một hợp đồng không được kiểm tra kỹ có thể dẫn đến chi phí ẩn, điều khoản bất lợi, hoặc thậm chí cản trở kế hoạch mở rộng quy mô của doanh nghiệp.

Checklist này được See The Space tổng hợp từ kinh nghiệm tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp tại TP.HCM và Hà Nội, giúp bạn không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào trong quá trình tìm và thuê văn phòng.

PHẦN 1 — XÁC ĐỊNH NHU CẦU TRƯỚC KHI TÌM KIẾM

Trước khi bắt đầu xem bất kỳ văn phòng nào, startup cần trả lời rõ những câu hỏi nền tảng sau. Bỏ qua bước này thường dẫn đến việc chọn không gian sai mục đích.

1.1  Nhân sự & Diện tích

 ☐  Số nhân sự hiện tại là bao nhiêu?  — Tính 3 –7 m²/người cho văn phòng truyền thống

 ☐  Kế hoạch tuyển dụng trong 12–18 tháng tới?  — Cộng thêm 20–30% diện tích dự phòng

 ☐  Có cần phòng họp riêng không?  — Tối thiểu 1 phòng họp cho mỗi 10 nhân viên

 ☐  Có khu vực tiếp khách/đối tác không?

 ☐  Có server room, kho, hay không gian kỹ thuật đặc biệt không?

1.2  Ngân sách thực tế

 ☐  Tổng ngân sách văn phòng hàng tháng (bao gồm TẤT CẢ chi phí)?

 ☐  Đã tính tiền đặt cọc (thường 3 tháng tiền thuê)?

 ☐  Đã dự phòng chi phí setup ban đầu (nội thất, mạng, biển hiệu)?

 ☐  Có khả năng chịu được mức tăng giá 5–10% sau 1–2 năm không? 

1.3  Vị trí & Mục đích sử dụng

 ☐  Văn phòng chủ yếu để làm việc nội bộ hay tiếp khách thường xuyên?

 ☐  Nhân viên đi lại từ khu vực nào? Quận nào thuận tiện nhất?

 ☐  Có cần gần đối tác, nhà đầu tư hay khách hàng chiến lược không?

 ☐  Có ưu tiên gần phương tiện công cộng (metro, xe buýt) không?

PHẦN 2 — KIỂM TRA TÒA NHÀ & KHÔNG GIAN

Khi đến xem văn phòng, hãy đi vào buổi sáng VÀ buổi chiều để đánh giá ánh sáng, tiếng ồn và lưu lượng người. Đừng quên kiểm tra cả khu vực chung.

2.1  Chất lượng không gian

 ☐  Diện tích thực (đo thực tế, không chỉ dựa vào brochure)?  — Yêu cầu sơ đồ mặt bằng có số đo cụ thể

 ☐  Trần nhà đủ cao không? (tối thiểu 2,8m để cảm giác thoáng)

 ☐  Ánh sáng tự nhiên có đủ không? Hướng cửa sổ?

 ☐  Thông gió và điều hòa không khí hoạt động tốt không?

 ☐  Tiếng ồn từ đường phố, hàng xóm, hoặc hành lang có chấp nhận được không?

 ☐  Sàn, tường, trần có mới hoặc đã được bảo trì tốt không?

2.2  Hạ tầng kỹ thuật — CỰC KỲ QUAN TRỌNG

 ☐  Internet: tốc độ thực tế bao nhiêu Mbps? Đo thực tế bằng điện thoại!

 ☐  Có cáp quang riêng hay dùng chung với toàn tòa nhà?

 ☐  Số lượng ổ điện trong phòng có đủ không?

 ☐  Công suất điện tối đa cho thuê là bao nhiêu kVA?

 ☐  Hệ thống điện dự phòng/máy phát điện khi mất điện?

 ☐  Chất lượng điện ổn định không? (quan trọng với thiết bị server/máy tính)

2.3  An ninh & An toàn

 ☐  Hệ thống camera an ninh và kiểm soát ra vào như thế nào?

 ☐  Có thể làm việc ngoài giờ hành chính (tối/cuối tuần) không?

 ☐  Lối thoát hiểm có đầy đủ và rõ ràng không?

 ☐  Bình chữa cháy còn hạn sử dụng không?

 ☐  Hệ thống phòng cháy chữa cháy (sprinkler, báo khói) có hoạt động không?

2.4  Tiện ích chung tòa nhà

 ☐  Số lượng thang máy và thời gian chờ giờ cao điểm?

 ☐  Nhà vệ sinh sạch sẽ và đủ số lượng không?

 ☐  Có căng tin/khu ăn trưa trong tòa nhà hoặc gần đó không?

 ☐  Phòng họp chung của tòa nhà (nếu có) — giá thuê bao nhiêu?

 ☐  Dịch vụ lễ tân/bảo vệ tòa nhà chuyên nghiệp không?

 PHẦN 3 — KIỂM TRA HỢP ĐỒNG & CHI PHÍ

Đây là phần quan trọng nhất và cũng là nơi nhiều startup mắc sai lầm nhất. Hãy đọc kỹ từng điều khoản hoặc nhờ luật sư/đơn vị tư vấn xem trước khi ký.

3.1  Cấu trúc giá và chi phí ẩn

 ☐  Giá thuê đã bao gồm phí quản lý chưa, hay tính riêng?

 ☐  Điện tính theo đồng hồ riêng hay giá tòa nhà (thường cao hơn EVN)?

 ☐  Phí bãi xe cho xe máy và ô tô là bao nhiêu?

 ☐  Phí dọn vệ sinh văn phòng có tính thêm không?

 ☐  Phí ngoài giờ (làm việc tối, cuối tuần) được tính thế nào?

 ☐  Có phí internet, truyền hình, điện thoại cố định không?

 ☐  Phí an ninh bổ sung (nếu có)?

Bảng cấu trúc chi phí thực tế cần hỏi chủ nhà:

 3.2  Điều khoản hợp đồng cần đàm phán

 ☐  Thời hạn hợp đồng bao nhiêu năm? Có thể đàm phán ngắn hơn không?

 ☐  Điều khoản gia hạn — có được ưu tiên gia hạn với giá hiện tại không?

 ☐  Điều khoản tăng giá — tăng tối đa bao nhiêu % mỗi năm?

 ☐  Điều khoản thoát hợp đồng sớm — phạt bao nhiêu tháng tiền thuê?

 ☐  Được phép chuyển nhượng/cho thuê lại hợp đồng không?

 ☐  Điều khoản hoàn trả cọc — trong bao nhiêu ngày sau khi trả mặt bằng?

 ☐  Được phép cải tạo nội thất không? Có cần hoàn nguyên khi trả không?

 ☐  Quy định về biển hiệu, logo công ty ở đâu?

3.3  Tiền đặt cọc & Thanh toán

 ☐  Tiền cọc yêu cầu bao nhiêu tháng? (Chuẩn là 2–3 tháng)

 ☐  Thanh toán tiền thuê theo tháng, quý hay năm?

 ☐  Có chiết khấu nếu thanh toán trước 6 tháng hoặc 1 năm không?

 ☐  Hình thức thanh toán: chuyển khoản hay tiền mặt? Hóa đơn VAT đầy đủ không?

 PHẦN 4 — ĐÁNH GIÁ TỔNG THỂ & QUYẾT ĐỊNH

4.1  Tiêu chí so sánh giữa các lựa chọn

Nếu bạn đang cân nhắc nhiều văn phòng, hãy chấm điểm từng tiêu chí từ 1–5 để quyết định khách quan:

 4.2  Tín hiệu đỏ — KHÔNG nên ký hợp đồng nếu...

 ☐  Chủ nhà không cho xem hợp đồng trước, chỉ ký khi nhận mặt bằng

 ☐  Hợp đồng không có điều khoản tăng giá tối đa cụ thể

 ☐  Không có hóa đơn VAT — gây khó khăn cho khai thuế doanh nghiệp

 ☐  Tòa nhà chưa có giấy phép phòng cháy chữa cháy

 ☐  Không rõ ai chịu trách nhiệm sửa chữa khi có hư hỏng cơ sở hạ tầng

 ☐  Không cho phép đặt biển hiệu công ty — ảnh hưởng nghiêm trọng đến thương hiệu

4.3  Những câu hỏi cuối cần hỏi chủ nhà

 ☐  Tại sao người thuê trước rời đi?

 ☐  Trong 1 năm qua giá thuê đã tăng bao nhiêu lần và bao nhiêu phần trăm?

 ☐  Kế hoạch cải tạo/nâng cấp tòa nhà trong 2 năm tới là gì?

 ☐  Có dự án xây dựng lớn ở khu vực xung quanh sắp triển khai không?

 ☐  Có thể liên hệ với 1–2 tenant hiện tại để hỏi về trải nghiệm không? 

PHẦN 5 — VĂN PHÒNG TRỌN GÓI vs VĂN PHÒNG TRUYỀN THỐNG

Với startup giai đoạn đầu (dưới 15 người), văn phòng trọn gói (serviced office) thường là lựa chọn thông minh hơn. Hãy so sánh trước khi quyết định.

 TÓM TẮT: 10 Điều Startup Hay Bỏ Qua Nhất

• Chi phí ẩn: Phí quản lý, điện tòa nhà, bãi xe — có thể đội giá thêm 30–50%

• Internet thực tế: Đo bằng Speedtest ngay tại văn phòng, không tin số ghi trên brochure

• Diện tích thực vs danh nghĩa: Một số tòa tính cả diện tích hành lang, thang máy vào diện tích cho thuê

• Điều khoản thoát sớm: Startup có thể cần thay đổi quy mô đột ngột — phải có lối ra rõ ràng

• Tăng giá năm 2: Phải có cap tối đa trong hợp đồng, không để mở

• Hóa đơn VAT: Bắt buộc để khấu trừ thuế đầu vào — không có hóa đơn = mất tiền

• Quy hoạch xung quanh: Dự án xây dựng mới có thể gây ồn ào, kẹt xe nghiêm trọng

• Giấy phép PCCC: Không có giấy phép = vi phạm pháp luật, có thể bị đóng cửa bất ngờ

• Hoàn nguyên khi trả mặt bằng: Chi phí có thể lên đến hàng chục triệu nếu không thỏa thuận rõ từ đầu

• Cọc không được hoàn trả: Cần điều khoản rõ ràng về điều kiện và thời hạn hoàn cọc